Department of Health & Social Care

Der Kunde

Das Ministerium für Gesundheit und Soziales (Department of Health & Social Care) ist als Staatsministerium für die Finanzierung des Nationalen Gesundheitsdienstes (National Health Service, NHS) in Großbritannien zuständig. Sein jährliches Budget von sonst 125 Milliarden Pfund stieg im letzten Jahr deutlich auf 200 Milliarden Pfund.

In den letzten zwölf Monaten war das Ministerium bei der Bekämpfung von COVID-19 im Einsatz und hat politische und beschaffungsbezogene Aufgaben übernommen, darunter die äußerst wichtige Lieferung von Schutzausrüstung, Beatmungsgeräten und Impfstoffen an die vorderste Front des NHS.

Die Herausforderung

Im Juni 2019 beauftragte das Ministerium Hitachi Solutions, das gesamte Implementierungsprojekt für Microsoft Dynamics 365 durchzuführen – sowohl als Dienstleister als auch als Leiter des Projektteams auf Kundenseite.

Nach einer äußerst erfolgreichen neunmonatigen Phase, in der Anforderungen erkundet und Prototypen zur Automatisierung für langfristige Einsparungen erstellt wurden, war das von Hitachi Solutions geleitete gemeinsame Team im März 2020 gerade mitten im Transformationsprozess. Das unpopuläre Altsystem sollte ersetzt werden und mit der Implementierung von Microsoft Dynamics 365 als Cloud-basierte ERP-Lösung sollten die Finanz-, Purchase-to-Pay- und HR-Systeme des Ministeriums optimiert werden.

Mit der zunehmenden Ausbreitung von COVID-19 war jedoch bald klar, dass die Implementierung gefährdet war, denn eine Woche vor dem geplanten Go-live ging ganz Großbritannien in den Lockdown. Man entschied, den Start zu verschieben, weil man der Ansicht war, dass eine ERP-Lösung nicht per Fernarbeit integriert werden konnte – insbesondere angesichts der verantwortungsvollen Rolle des Ministeriums in der Pandemiebekämpfung. Kurz gesagt schien das Risiko zu groß.

Zunächst entschied man, den bereits angelaufenen Cutover-Prozess zu stoppen. Die Projektleiter machten daraufhin eine Bestandsaufnahme und sprachen sich dafür aus, auf die besondere Teamethik und die starke Partnerschaft mit Hitachi Solutions zu vertrauen, die sich während der Pre-und Discovery- sowie in der Alpha- und Betaphase verfestigt hatte.
Gemeinsam bewertete man Mission, Vision und Methode neu und prüfte, wie man sie unter den gegebenen Bedingungen umsetzen könnte. Zuständigkeiten wurden geklärt und eine gemeinsame Marschrichtung definiert. Neue Vorgehensweisen wurden entwickelt, um eine Remote-Implementierung mit aus dem Homeoffice arbeitenden Nutzern zu ermöglichen.

Ein außergewöhnlich reibungsloser Go-live war das Ergebnis – ohne größere Probleme bei der Datenmigration, dem Änderungsmanagement oder der Nutzerakzeptanz. Vom ersten Tag an lief alles störungsfrei. Da sämtliche Teammitglieder im Ministerium und bei Hitachi Solutions remote arbeiteten, war dies ein außerordentlicher Beweis für die kollektive Stärke und das Engagement im gesamten Projektteam. Auch für das Projektmanagement, das unter der Anleitung und mit dem praxisnahen Herangehen von Hitachi Solutions aufgebaut worden war.

Die Lösung

Das Department of Health & Social Care hat sich für Microsoft Dynamics 365 Finance und Human Resources entschieden, um von diesen Vorteilen zu profitieren:

Die Zukunft

Nach dem erfolgreichen Abschluss von Phase 1 wird die Kooperation von Hitachi Solutions mit dem Department of Health and Social Care fortgesetzt. Beide Partner erarbeiten derzeit, wie sie Microsoft Dynamics 365 noch weiter auf die Anforderungen des Ministeriums anpassen können. Aktuell liegt der Schwerpunkt auf dem Abwesenheitsmanagement und dem Reporting. Hitachi Solutions unterstützt das Ministerium zudem dabei, einen Weg zu finden, wie über 1.000 neue Nutzer der Behörde für Gesundheitssicherheit (UK Health Security Agency) problemlos in das System migriert werden können – ein entscheidendes kurzfristiges Ziel für das Ministerium.