Transparenzinformation

Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns und Rechte, die Betroffene uns gegenüber geltend machen können. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach dem Gegenstand bzw. Zweck unseres Kontaktes. Daher werden nicht alle Teile dieser Information auf Sie zutreffen.

1. Verantwortlichkeit und Kontakt

Verantwortlicher gemäß Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist

Hitachi Solutions Germany GmbH
Tullnaustraße 20
90402 Nürnberg

Geschäftsführung: Steven French, Yasushi Miura
Vorsitzender Aufsichtsrat: Soichiro Ohara

Telefon: +49 911 27788900

Telefax: +49 911 37820 141
E-Mail: HSEU-Legal@hitachisolutions.com

Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten sind:

Christian Hammerbacher
SPH IT + Consulting GmbH & Co. KG

Telefon: +49 911 217748 0
E-Mail: info@sph-consulting.de

 

2. Quellen und Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Kunden bzw. deren Bevollmächtigten oder Interessenten erhalten. Diese Daten können sein:

  • Personalien (Name, Kontaktdaten, Adresse, Telefon, Fax, E-Mail, Geburtstag/ -ort, Geschlecht)
  • Daten aus Erfüllung unserer Verpflichtungen (Name, Kontaktdaten, Adresse, Telefon, Fax, E-Mail, ggf. weitere – abhängig der jeweiligen Verpflichtung)
  • Werbe- und Vertriebsdaten (Name, Kontaktdaten, Adresse, Telefon, Fax, E-Mail)
  • Auftragsdaten (Name, Kontaktdaten, Adresse, Telefon, Fax, E-Mail, ggf. weitere – abhängig vom jeweiligen Projekt)
  • Andere mit den genannten Arten vergleichbare Daten

Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (bspw. Handelsregister, Presse, Medien oder Internet) in zulässiger Weise gewonnen haben und deren Verarbeitung gesetzeskonform ist.

 

3. Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung) und dem BDSG n. F. (Bundesdatenschutzgesetz neue Fassung) sowie aller anderen einschlägigen Gesetze:

1.zur Durchführung unserer Vertragsverhältnisse (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DS-GVO).

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erbringung unserer Dienstleistungen und Handelsgeschäfte im Rahmen von Kundenverträgen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich grundsätzlich nach dem Vertragsgegenstand und können unter anderem auch Bedarfsanalysen und Beratung umfassen.

2. im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO).

Soweit erforderlich verarbeiten wir Daten zur Wahrung von berechtigten Interessen. Beispiele hierfür sind Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, Gewährleistung der IT-Sicherheit und unseres IT-Systems, Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache, Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (bspw. Zutrittskontrollen) oder Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten.

3. aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DS-GVO).

Wir unterliegen diversen gesetzlichen Verpflichtungen. Hierzu gehört insbesondere die Erfüllung steuerlicher Kontroll- und Meldepflichten.

4. aufgrund einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DS-GVO).

Soweit uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke vorliegt, ist die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf dieser Basis gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Die Erklärung ist formlos möglich.

 

4. Datenempfänger

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese die Vertraulichkeit und unsere datenschutzrechtlichen Weisungen wahren.

Im Hinblick auf die Weitergabe außerhalb unseres Unternehmens wird das Verschwiegenheitsgebot über alle Daten unserer Kunden und Interessenten streng beachtet. Informationen dürfen wir weitergeben, wenn wir zur Erteilung einer Auskunft durch gesetzliche Bestimmungen verpflichtet sind oder hierzu eingewilligt wurde. Von uns beauftragte Dienstleister haben in gleicher Weise die Einhaltung der Vertraulichkeit sowie die Vorgaben der DS-GVO zu gewährleisten. Dies sind vor allem Dienstleister zur Datenträgervernichtung, EDV-/IT-Untersützungs- und Wartungsdienstleister, Rechtsbeistände, Zahlungsverkehrsdienstleister und Steuerberater.

 

5. Übermittlung in Drittländer / an internationale Organisationen

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums – sogenannten Drittstaaten – findet nur konzernintern statt und / oder soweit dies zur Ausführung unserer Aufträge erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist (bspw. steuerrechtliche Meldepflichten), uns eine Einwilligung vorliegt oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung.

Sofern es in Einzelfällen erforderlich ist, werden personenbezogene Daten an einen IT-Dienstleister in einem Drittstaat zur Gewährleistung unseres IT-Betriebs übermittelt. Werden Dienstleister in einem Drittstaat eingesetzt, so wird das angemessene Datenschutzniveau durch den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln gewährleistet.

Bei der Bearbeitung von eingehenden Nachrichten kann unter Umständen auch ein Zugriff durch solche Mitarbeiter der zuständigen Fachabteilung erforderlich sein, die organisatorisch in unserem europäischen Headquarter, der Hitachi Solutions Europe Limited, im Vereinigten Königreich angesiedelt sind. Die betreffenden Mitarbeiter haben ihren fachlich Vorgesetzten bei der Hitachi Solutions Germany GmbH. Der Zugriff kann insbesondere erforderlich sein, um im Krankheitsfall die Aufrechterhaltung der ordnungsgemäßen Bearbeitung der eingegangenen Nachrichten durch die übrigen Mitarbeiter zu gewährleisten.

 

6. Kundenbeziehungsmanagement

Unsere Kundenbeziehungsprozesse werden Software-unterstützt durchgeführt. Alle europäischen Einheiten der Hitachi Solutions verwenden ein gemeinschaftliches Tool: Microsoft Dynamics 365 Sales. Hierbei findet Datenverarbeitung im Sinne der Ziffer 4.1 statt (vorvertragliche Maßnahmen).

Der Zugriff unserer europäischen Einheiten (auch Zugriff aus Drittländern im Sinne der DS-GVO) wird über ein Berechtigungskonzept gesteuert.

Für Deutschland gilt:

Wir verwenden Microsoft Dynamics 365 Sales in Verbindung mit folgenden Tools:

  • Userlane: Schulungs-Tool, das Anwendungsfälle in der Produktivumgebung simuliert. Hierbei können die unter Ziffer 2 genannten personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
  • ClickDimension: Marketing-Tool, das die unter Ziffer 2 genannten personenbezogenen Daten verarbeitet, um Newsletter zu versenden. Darüber hinaus dient es als Kampagnen-Tool.
  • Introhive: Eine Softwarelösung, die hilft, Informationen von Kundenbeziehungen im gesamten Unternehmen zu visualisieren. Hierbei können die unter Ziffer 2 genannten personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

Microsoft Co-sell opportunities: Teil eines Microsoft-Portals, in dem Verkaufschancen eingetragen werden, um Kunden bestmöglich beraten zu können. Über dieses Portal finden Absprachen zu den Verkaufschancen direkt mit dem Hersteller Microsoft statt. Dabei werden Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer verarbeitet.

 

7. Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen erforderlich ist.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren befristete Weiterverarbeitung ist erforderlich um handels- oder steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten zu erfüllen. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwischen 2 und 10 Jahre. In diesen Fällen wird nach Beendigung des Verarbeitungszwecks die Verarbeitung als solche derart eingeschränkt, dass nur noch der Aufbewahrungszweck aus den beispielhaft genannten Gesetzen erreicht werden kann.

 

8. Datenschutzrechte Betroffener

Jede betroffene Person hat das Recht auf

  • Auskunft (Art. 15 DS-GVO)
  • Berichtigung oder Löschung (Art. 16 und 17 DS-GVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Sollte eine betroffene Person von den genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten kann uns gegenüber jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO – also vor dem 25.05.2018 – uns gegenüber erteilt wurden. Hierbei ist zu beachten, dass ein Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, bleiben hiervon unbetroffen.

 

9. Bereitstellungpflicht

Im Rahmen einer Geschäftsbeziehung mit unserem Unternehmen sind diejenigen personenbezogenen Daten bereitzustellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten ist es uns in der Regel nicht möglich, einen Vertrag zu schließen, diesen auszuführen oder zu beenden.

10. Abschließendes

Unser geschäftlicher Betrieb setzt voraus, dass Daten erfasst und verarbeitet werden. Wo Datenerfassung und –verarbeitung stattfindet, muss Datenschutz und Datensicherheit gewährleistet sein. Dies ist für uns mehr als nur gesetzliche Anforderung.

Sind Informationen gewünscht, die diese Transparenzinformation nicht enthält, so sind wir unter den eingangs genannten Kontaktinformationen erreichbar.

Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO

  • Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer individuellen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende, berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

  • Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung

In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

  • Empfänger eines Widerspruchs

Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse erfolgen und sollte an

Hitachi Solutions Germany GmbH
Tullnaustraße 20
90402 Nürnberg

E-Mail: HSEU-Legal@hitachisolutions.com

erfolgen.